Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, política y autorización a los que se refiere  el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1266 de 2008, Decreto 1727 de 2009, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen, modifiquen o sustituyan; a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de JORGE LUIS QUINTERO GÓMEZ ABOGADOS ASOCIADOS S.A.S. (en adelante la sociedad) considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

Tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales, no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con JORGE LUIS QUINTERO GÓMEZ ABOGADOS ASOCIADOS S.A.S., incluyéndolo a usted, a los clientes, empleados o proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.

Identificación del responsable del tratamiento de datos personales:

La sociedad JORGE LUIS QUINTERO GÓMEZ ABOGADOS ASOCIADOS S.A.S. con domicilio en la carrera 12 No. 34-67 oficina 606 edificio los castellanos, barrio García Rovira en la ciudad de bucaramanga (Santander), Colombia. Correo electrónico abogado@jorgeluisquinterogomez.com, teléfono 607421796 – 607421274 y +573176644314.

Definiciones: Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones algunas son tomadas de la normatividad vigente:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no sometidas a reserva.

Datos sensibles: entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así́ como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como responsable de los datos.

Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la sociedad de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la sociedad en virtud; de una relación contractual/obligacional.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como responsable, en principio, la sociedad.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la sociedad.

Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la sociedad en virtud de un contrato laboral.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos que implica la comunicación los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por Encargado por cuenta Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

Tratamiento:

La sociedad, actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

Tipo de información sujeta a tratamiento:

La sociedad reconoce que sus empleados, pensionados a cargo, accionistas y miembros de Junta Directiva tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía.

En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Compañía, ésta recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Dichos datos personales e información incluyen entre otros:

1- De los Candidatos

1. Nombre, identificación, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, información de estudios, participación en actividades de recreación y deporte.
2. Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas.

2- De los Clientes

1. Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
2. Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
3. Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
4. Número de empleados fijos y tiempo de funcionamiento del negocio;
5. Información tributaria;
6. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

3- De los Proveedores

1. Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
2. Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
3. Nombre del gerente o coordinador de ventas, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
4. Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
5. Número de empleados fijos y tiempo de funcionamiento del negocio;
6. Información tributaria;
7. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

4- De los Empleados

1. Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte;
2. Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas;
3. Salario y otros pagos;
4. Saldo de deudas contraídas para con Hays o libranza;
5. Afiliaciones con descuento de nómina;
6. Aportes pensionales;
7. Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bonos de alimentos, etc.;
8. Procesos judiciales, embargo;
9. Deudas a favor de cooperativas;
10. Autorizaciones de descuentos;
11. Información de afiliación a fondos de empleados, gremiales;
12. Prestaciones durante toda su vida laboral;
13. Contrato laboral;
14. Cambios en el contrato de trabajo;
15. Vinculación con empleadores anteriores;
16. Historia laboral del trabajador;
17. Pago de auxilio y beneficios;
18. Beneficiarios del trabajador para efecto del pago de auxilios y beneficios;
19. Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;
20. Capacitaciones recibidas;
21. Informe de evaluación sicológica;
22. Detalle de la caracterización;
23. Informe demográfico de los trabajadores;
24. Historia clínica ocupacional del trabajador;
25. Accidentes laborales;
26. Horas extras;
27. Ingreso y salida de la planta;
28. Huella dactilar;
29. Registro fotográfico;
30. Pertenencia a sindicato;
31. Evaluación anual de competencia.

Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, la sociedad le informará de la calidad de dichos datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Tenga en cuenta que por tratarse de datos sensibles usted no está obligado a autorizar su tratamiento.

Información obtenida en forma pasiva:

Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de la sociedad, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente datos personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de la sociedad tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

Uso y finalidad del tratamiento:

Los datos personales son utilizados para:

1. Ejecución del contrato suscrito con la sociedad.
2. Pago de obligaciones contractuales.
3. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
4. Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
5. Envío/recepción de mensajes de texto y electrónicos con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
6. Registro de la información de los trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, en la base de datos de la sociedad.
7. Contacto con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con el objeto contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
8. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales, le corresponde a la sociedad.
9. Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
10. Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
11. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de la sociedad beneficiarios del servicio de salud;
12. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de la sociedad.
13. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
14. Para mejorar, promocionar y desarrollar nuestros servicios.
15. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
16. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la sociedad.

Si usted nos proporciona datos personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la sociedad salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iii) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (iv) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (v) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al administrador, gerente, encargados, asesores y a otras personas según corresponda.

La sociedad podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma la sociedad podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. sociedad adoptará las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la sociedad sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la sociedad ó archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la Ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

Derechos del Titular:

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:
 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad como los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la sociedad como responsables del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;
3. Ser informado por la sociedad, como responsables del tratamiento o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
6. Solicitar a la sociedad la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular, causahabiente, representante y/o apoderado o tercero autorizado por el titular y la sociedad, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la sociedad garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

1. El titular, quien deberá́ acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios
2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder.

4.Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través del correo electrónico abogado@jorgeluisquinterogomez.com, tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.

Podrá consultar a la sociedad respecto de los datos personales que la sociedad tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por la sociedad en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Este plazo podrá ser ampliado por la sociedad en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, la sociedad hará de su conocimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a la sociedad atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la sociedad receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

Seguridad De Los Datos Personales:

La sociedad, en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la sociedad se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La sociedad no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de la sociedad y sus encargados. La sociedad exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

Transferencia, transmisión y revelación de datos personales:

La sociedad podrá revelar a sus sociedades vinculadas, los datos personales sobre los cuales realiza el tratamiento, para su utilización y tratamiento conforme a esta política de protección de datos Personales.

Igualmente, la sociedad podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la sociedad cuando:

1. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de la sociedad y
2. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de datos personales, que se suscriban entre la sociedad y los encargados para el tratamiento de datos personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

1. Dar Tratamiento, a nombre de la sociedad a los datos personales conforme los principios que los tutelan.
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos Personales.

Modificación de esta política:

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, avisándole del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

Vigencia:

Esta política esta vigente desde el 01 de enero de 2015 y el periodo de vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.